1 注意礼貌用语
跟导师Advisor或者教授Professor联系时，邮件的开头需使用合理的称谓，如Dear Pro. XX/ XX Officer；并且有简短的寒暄，如Greetings from XXX；结尾时，可以适当的表示感谢，如Thanks for your help./I gave my sincerely gratitude to your assistant.
2 交代清楚自己的身份
每个老师都会带多名学生，所以交代清楚自己的身份很有必要，特别是在第一次沟通，进行邮件发送的时候。需要提供的信息是姓名，出生年月和学生号。
3 准确的提出问题和需求的帮助
很多的中国学生习惯了被动的等待和被动的等待任务安排。这导致了在跟他人沟通时，往往不会明确的提出问题。如在犹豫是否选择某一课程时，很多人会模棱两可的问，“xx课程对于我来说有点陌生和并且充满挑战，不知道怎么进行选择。”这种说法，只是含蓄的说出了自己的困境，但是并没有明确的指明，需求的帮助是什么。所以，问的问题应该更加直截了当，并且有针对性。针对刚刚的问题，更好的问法应该是：给我一些XX课程的详细介绍吗？作为大一新生，我是否是必须要选择XX课程?XX课程的学分是多少？需要问出具体的问题并且准确提问。
4 不要把如何做决定，交到对方的手里
即将步入大学生活的同学们，已经不再是个什么都要靠他人帮助并且去做决定的年纪了。在向学校的教授或者教职工请教问题的时候，要去问那些对方能够给出答案的问题。在询问之前，应该做好充分的调查，你的问题只是为了排除你经过深思熟虑后剩下的两个选项的一个不适合选项，然后自己拿主意。
例如，在选课时，同样一节课程，会有不同的教授在不同的时间地点进行教授，那么到应该选择上哪个教授的课呢？这样的问题，就不宜再去问你的导师。这涉及到个人的主管因素，每个人对于教授的授课方式和与学生接触的方式需求也不同，所以这完完全全是一个独立的大学生，应该通过自己的调查，包括询问学长学姐，查询教授的信息，搜寻相关的教授评价网站，自己去综合测评的。
作为一个即将有所成就的大学生，要开始学会自己判断、自己做主。
5 写明邮件主题
每个人每天可能都要收到很多人，甚至是陌生人的E-mail. 所以一个醒目的邮件主题就很重要。这样可以确保你的邮件不被当做垃圾邮件并且可以确保被及时处理。
所以，沟通是需要一定的技巧的。请大家参考以上的经验。
小编附上可参考的邮件模板：
Dear XXX,
Name: XX
DOB: XX
Student ID: XX
I am writing this e-mail to xxx. My questions are as the followings.
1 What is XXX?
2 If I should XXX?
Thanks for your time and help!
Sincerely,
XXX
